In het vorige artikel zijn we uitgebreid ingegaan op o.a. het recht op thuiswerken, het indienen van een verzoek daartoe bij je werkgever, de Arboregels en risico’s bij thuiswerken, de reikwijdte van de aansprakelijkheid van je werkgever als jij thuiswerkt en er gebeurt een ongeluk, de informatieplicht van werkgevers over hoe jij het beste thuis kunt werken en mogelijke risicofactoren voor de thuiswerker.
Hierop borduren we in dit artikel verder, maar zoomen daarin op de thuiswerksituatie zelf. Je kunt dan denken aan o.a. de praktische setting daarbij, de wettelijke voorschriften, de naleving daarvan door de thuiswerker en het toezicht op naleving daarvan door je werkgever en de hierbij van toepassing zijnde privacyregels. Het zijn allen maatregelen en onderdelen die te maken hebben met de preventie van en controle op de thuiswerksituatie. Binnen het kader van dit (en voorgaand) artikel zien we thuiswerken als elke vorm van werk dat in je eigen woonomgeving uitgevoerd kan worden.
Thuiswerken & voorzorgsmaatregelen
De vorm van thuiswerken gaat veelal gepaard met het op afstand en dus geheel digitaal werken, zoals gebruikmakend van Google meetings, sharing en andere vorm van delen van documenten. De werkgever heeft er belang bij dat zijn werknemers de juiste procedures en inhoud van werkzaamheden uitvoeren. Op de werkvloer is er veelal persoonlijk contact waaruit al directe controle mogelijk is. Op afstand is dat lastiger, zo niet onmogelijk. Hoe de werkgever toch een aantal zaken kan controleren en hoe dit verantwoord en veilig te doen, lichten we in dit artikel toe. We kijken eerst wat de wet over thuiswerken zegt.
Arbeidsomstandighedenwet
Sinds 2012 vallen thuiswerkers evenals werkers op locatie van de werkgever en telewerkers (geheel digitaal op afstand werken) onder de Arbeidsomstandighedenwet. Een veilige en goede werkplek is vereist, evenals dat de omgeving veilig en gezond moet zijn, zoals een juiste stoelafstelling, tafel en licht. Het thuiswerken met een beeldscherm en een computer schept voor de werkgever dezelfde verplichtingen als voor een werknemer die op locatie van de werkgever werkt. Dit zijn onderdelen die te maken hebben met de Arbowet, zoals de Arbeidsomstandighedenwet in volksmond vaak wordt aangeduid.
Informatieplicht
De door de werkgever ter beschikking gestelde voorzieningen dienen door de thuiswerker ook op de door de werkgever geïnstrueerde wijze gehanteerd te worden. De richtlijnen hiervoor dienen duidelijk en in heldere taal aan de werknemer verstrekt te worden. In verband de privacy van beide partijen is het verstandig om instructies te verstrekken als het gaat om bijvoorbeeld inlogprocedures, het werken in zowel onbeveiligde als veilige intra- en externe (wifi)netwerken. Het daadwerkelijk controleren van de thuiswerksituatie kan middels diverse technologische voorzieningen en mag alleen gebruikt worden wanneer de werkgever daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft. Daarnaast dient het te voldoen aan het subsidiariteits- en proportionaliteitsbeginsel. Dit houdt kort gezegd in, dat de noodzaak van de maatregelen voorop moet staan en dat er ook niet een makkelijk alternatief voor handen is en de instructie en maatregelen ook evenredig, dus in balans moeten zijn, afgezet tegen de belangen van de werknemer. Uiteraard is dit geen zwart-wit gebied, maar altijd een grijs gebied, waarin diverse belangen van partijen tegen elkaar afgewogen dienen te worden. Het gebruik van software om de thuiswerksituatie te controleren mag dus zeer wel, maar alleen onder strikte voorwaarden. De werkgever dient de werknemer volledig te informeren over de reikwijdte en de gevolgen van de in te zetten middelen in de thuiswerksituatie. Overleg met en informatieverstrekking aan de werknemer is hierbij dus belangrijk. De intensiteit van controle van de thuiswerker mag hierbij nimmer strenger zijn dan die op de werkvloer, tenzij hier een gerechtvaardigd belang voor is aan te wijzen.
Inspectie SZW
De Inspectie SZW is bevoegd om thuiswerkplekken te controleren ten aanzien van de wettelijke arbeidsomstandigheden. In oog springend hierbij zijn regels omtrent genoeg pauze, duur van de arbeid, de gemaakte afspraken met de werkgever, de informatieplicht van de werkgever en of deze de werknemer bekend is, het vermijden van risico’s, hoe om te gaan met apparatuur op afstand en wie in te schakelen als iets niet werkt of stuk gaat. Ook salariëring en secundaire arbeidsvoorwaarden spelen hierbij een rol. De arbeidsinspectie, tegenwoordig de Inspectie SZW genoemd, kan dus te allen tijde de thuiswerker controleren op de minimale wettelijke Arbo-richtlijnen die van toepassing zijn op zijn of haar werkplek. De Inspectie van WVS kan – naast de eerder besproken AP – hoge boetes opleggen als de Arbo-inrichting niet voldoet aan de wettelijke vereisten van de Arbowet. Voor werknemers die af en toe < dan 2 uren thuiswerken is de regelgeving soepeler; voor meer structureel thuiswerk ligt dit anders. Als werkgever ben je dan al snel verplicht proactief te handelen jegens de thuiswerker. De juiste voorlichting, instructie, reglementen en bij voorkeur werkend met een thuiswerkcontract is evenals een goed afgestemde werkomgeving cruciaal als het gaat om risicopreventie en beperking in aansprakelijkheid in en rondom de thuiswerksituatie. De risico’s van thuiswerken moeten de werknemer bekend zijn. Deze dienen tot stand te komen en beoordeeld te worden aan de hand van een zgn. risicoinventarisatie en -evaluatietool (RI&E). Deze tool is verplicht voor iedere werkgever (m.u.v. ZZP’ers) ter bevordering van o.a. de gezondheid en veiligheid van de thuiswerker.
Voldoende beveiligde werkomgeving
Een voldoende beveiligde werkomgeving is van belang als het gaat om het werken met privacygevoelige gegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft hiervoor op haar website aardige tips ontwikkeld, ook in verband met risicobeperking van datalekken e.d. Als er een grote groep werknemers in de thuiswerksituatie gecontroleerd dienen te worden, dan is het verstandig gebruik te maken van bijvoorbeeld een effectieve gegevensbeschermingstool die ingezet wordt ter beoordeling of de verwerking en monitoring van de privacy omgeving van de thuiswerker een hoog of een laag verwerkingsrisico met zich mee kan brengen. Het risico kan namelijk zijn dat er sprake kan zijn van diefstal of andere oorzaken van datalekken.
Een dergelijke tool wordt wel een Data Protection Impact Assesment (DPIA) genoemd. Een dergelijke tool maakt onderdeel uit van de AVG. Ook wanneer het risico laag is, is het aan te bevelen een dergelijke tool te gebruiken; het geeft namelijk een goed inzicht in gebruik, verwerking en verzamelen van gegevens binnen een organisatie, op welke wijze dit plaats dient te vinden, welke beveiligingsmethoden gebruikt dienen te worden, etc. Als werkgever weet je gelijk hoe je ervoor staat als het gaat om privacygeborgde elementen binnen de organisatie en waar nodig extra aandacht en investering dient plaats te vinden. Het is overigens ook de AP die beoordeeld of de werkgever zich houdt aan de wettelijke privacyregels (AVG). Het kan hoge boetes opleggen, al zijn tot nu toe alleen grote instellingen en Tech bedrijven vaak onderwerp van AP-onderzoek. Onmiskenbaar zal dit te maken hebben met duidelijke voorbeeldstelling naar overige bedrijven en om zo een duidelijk signaal af te geven. Echter, de omvang en de kans waarin de AP boetes uitdeelt aan kleinere ondernemers is en blijft klein. Overigens dienen vergaande privacyschendingen, zoals een personeel volgsysteem, of trackingsystem. Niet alleen de werknemer dient hierover geïnformeerd te worden; ook bijvoorbeeld andere toezichthoudende en bevoegde organen binnen een grotere organisatie, zoals een commissie of ondernemingsraad dienen te toetsen of de werkgever zich aan wet- en regeling houdt. In veel gevallen is toestemming van deze organen vereist, wil een werkgever een bepaald thuiswerkbeleid en daarvan afgeleiden thuiswerkreglementen gebruiken en van toepassing verklaring op zijn arbeidsrechtelijke verhouding met de thuiswerker. In een thuiswerkcontract en/of afgeleide reglementen dienen dan o.a. diverse instructies, Arbo-richtlijnen en privacyaspecten opgenomen te worden. Naast praktische aspecten is het tevens een juridische tool en afkadering van beperking in werkgeversaansprakelijkheid om zoveel mogelijk thuiswerkaspecten in een dergelijk document op te nemen.
Fysieke thuisarbeid
Richtlijn is dat er alleen thuisgewerkt mag worden wanneer handschoenen of een veiligheidsbril en andere hierbij aanverwante zaken, zoals werkschoenen, vereist zijn. De ratio hiervan is dat de werkgever fysiek beperkt zicht of de voorschriften wel worden nageleefd. Het is dus in veel gevallen niet mogelijk thuis werkzaamheden van fysieke aard uit te voeren, omdat het risico op letsel dan te groot is. Gaat het om gevaarlijke stoffen? Dan dienen o.a. blusmiddelen voorhanden te zijn. Gevaarlijke stoffen zijn bijvoorbeeld chemische stoffen, dus niet natuurlijke stoffen, zoals reinigingsmiddelen, ontvettingsmiddelen, oplosmiddelen en verven. Ook hierbij geldt dat er sprake dient te zijn duidelijke door de werkgever aan de werknemer te verstrekken werkinstructies en de uitleg hierbij.
Aansprakelijkheid werkgever
Zoals in het vorige deel over thuiswerken hebben we reeds uiteengezet dat de werkgever in veel gevallen op gelijke manier aansprakelijk is te stellen, zoals bij een ‘gewone’ op locatie aanwezige werknemer. Het hangt dan ook altijd af of de werkgever zich in voldoende mate heeft ingespannen om de werknemer te informeren, te begeleiden en alle instructies heeft gegeven die in de gegeven omstandigheden zijn vereist. Het verdient aanbeveling als er sprake is van regelmatig thuiswerken dergelijke instructies in het contract op te nemen en deze door de werknemer te laten ondertekenen (het zgn. thuiswerkcontract). Zoals op locatie is in een thuiswerksituatie aan te bevelen te werken met een protocol of werkbeleid. Dit voorkomt discussies achteraf en het is dan voor eenieder duidelijk dat van hem of haar wordt verwacht en onder welke omstandigheden. Het thuiswerkdocument of -contract is hiervoor dus zeer geschikt.
Wederom staat de informatieplicht van de werkgever hierbij centraal. Ingevolge 7:611 is de werkgever verplicht zich te gedragen als een goed werkgever. Dit geldt evenzo voor de werknemer, maar in casu behandelen we alleen plichten van de werkgever als het gaat om de thuiswerkomgeving van de thuiswerker.
Aansprakelijkheid van de werkgever zit altijd een klein hoekje en in beginsel is hij al snel aansprakelijk stellen voor letsel en ongevallen. Vergelijk de aansprakelijkheid van gemotoriseerd verkeer ten opzichte van de niet-gemotoriseerde verkeersdeelnemer, zoals een voetganger. Als een voetganger is ook in een werksituatie bezien de werknemer veelal als de ‘zwakkere’ partij aan te wijzen. Deze wordt door wet- en regelgeving sterk beschermd. En dat is maar goed ook. Hij of zij moet erop kunnen vertrouwen, dat als er wat misgaat en risico loopt om arbeidsongeschiktheid te worden door een voorval tijdens de uitvoering van werkzaamheden voor zijn werkgever, hij terug kan vallen op een sociaal vangnet.
ONGEVAL TIJDENS THUISWERKEN?
JURIDISCH ADVIES NODIG?
BERGA JURIDISCHE DIENSTEN STAAT JE BIJ!
Heb je ander vragen over of ander advies nodig?
Wij verstrekken naast persoonlijke en online juridische adviezen, ook juridische diensten op maat, zoals het op maat maken, checken en/of wijzigen van je algemene voorwaarden, contracten of andere documenten. Onze diensten kun je ook snel en makkelijk online bestellen op www.webshop.bergajuridisch.nl
Daarnaast treden we zo nodig in onderhandeling met de wederpartij als het gaat om bijvoorbeeld contractvorming, conflictbehandeling, of staan je bij in arbeidsbemiddeling. Ook starten we zonodig een gerechtelijke procedure voor je op.
Zoek je persoonlijk en deskundig op maat advies of wil je een procedure starten?
Kies dan voor de juridische diensten van BERGA en meld je zaak aan via www.bergajuridisch.nl en vul het contactformulier in. Je kunt ons ook altijd bereiken via: info@bergajuridisch.nl of bel ons: 06-36331675.
Onze rechtsgebieden
Wij verstrekken juridische diensten aan particulieren en ondernemers op gebied van:
(o.a. zaken voor de politierechter, kantonrechter, appèladvies)
(o.a. bij het indienen van bewaar en beroep, sociaal zekerheidsrecht,
WW, ZW, Participatiewet)
Bekijk onze diensten op onze website & webshop
Bekijk onze website: www.bergajurdisch.nl & webshop: www.webshop.bergajuridisch.nl
In onze webshop kunt u terecht voor het bestellen van onze telefonische en online diensten, zoals juridisch advies en het laten opmaken, checken of wijzigen van nieuwe of bestaande contracten, voorwaarden of overige documenten.
We zijn u graag van dienst!