In ons drieluik hebben we de afgelopen 3 weken een aantal tips & tricks op een rij gezet waar jij als startend ondernemer je voordeel mee kunt doen.
Hierbij ging het o.a. om het gebruiken van de juiste algemene voorwaarden, hoe je je wapent tegen wanbetalers. In het laatste deel van deze reeks focussen we ons op hoe jij als startend ondernemer de juiste contracten kiest en gebruikt voor je onderneming.
Kom je hier niet uit en hulp nodig? Kies een van de juristen van BERGA juridische diensten!
Bekijk de eerder verschenen artikelen in deze drieluik:
Deel 1 / week 41 / Algemene voorwaarden, wat heb ik daaraan?
Lees hier het hele artikel: https://bergajuridisch.nl/berga-blog-1.html
Deel 2 / week 42 / Weet hoe jij je kunt wapenen tegen wanbetalers?
Lees hier het gehele artikel: https://bergajuridisch.nl/berga-blog-2.html
Deze week in deze reeks:
Deel 3 (week 43) – Weet welke contracten jij als #startendondernemer het beste kunt gebruiken en laten opstellen?!
Lees hier het gehele artikel: https://bergajuridisch.nl/berga-blog-3.html
Juridisch zakendoen met je wederpartij: zorg voor de juiste algemene voorwaarden, contracten en andere juridische documenten!
Als startende ondernemer zijn er veel onderwerpen die je aandacht opeisen: vormgeving (en bijstellen) van je ondernemersplan, voldoen aan opleidings- en kwalificatievereisten, een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (BAV), kiezen van een bedrijfsnaam, lanceren van een website, uurtarief…etc.
Allemaal vitale onderdelen van je onderneming, maar dan ben je er nog niet! Als ondernemer wil je ondernemen en wil je het beste voor je onderneming; valkuilen liggen dan snel op de loer als je lukraak maar iets kiest waarvan jij denkt dat het wel ‘okay’ is/zit. Goedkoop is vaak duurkoop. Dit geldt ook voor de gebruiken en laten opstellen van algemene voorwaarden en contracten. Betaal liever iets meer voor dergelijke juridische documenten als je ook op de langere termijn verzekert wil zijn van een goede juridische basis als startende ondernemer. Je wil immers dat de continuïteit van je bedrijf juridisch ook gewaarborgd blijft, los van het genereren van een mooie omzet!
Belang van contracteren: doe het vooral schriftelijk & wees duidelijk in je partijbedoeling
Als startend ondernemer, maar ook als je als ondernemer al wat langer aan de weg timmert is het juridische belang van het hanteren van de juiste contracten groot.
Je kunt zowel mondeling als schriftelijk overeenkomsten sluiten.
Echter het is wijs om overeenkomsten schriftelijk te laten opstellen en afspraken andere afspraken daarin te bevestigen. Dit heeft met je bewijspositie te maken: als er later onenigheid komt, kun je namelijk makkelijk bewijzen dat het volgens jou toch anders zit als verweer op jouw wederpartij. De geschillen of onenigheid doen zich vaak op een later moment voor, als de overeenkomst als wordt uitgevoerd, of als er ingezoomd wordt op de daadwerkelijke bedoeling van partijen zoals zij deze kennelijk bij aanvang van het ondertekenen aanwezig was, maar die niet of niet duidelijk in het contract is opgenomen. Miscommunicatie ligt altijd op de loer en het belang van contracteren is dan ook niet alleen om dit schriftelijk te doen, maar ligt vooral ook in het feit om zoveel mogelijk omstandigheden en bedoeling van beide partijen in het contract op te nemen. Achteraf kan dan beter worden achterhaald of die partijbedoeling nog steeds staande is en door beide partijen wordt nageleefd.
Omdat niet iedereen een jurist is en het je als ondernemer gewoonweg ontbreekt aan de nodigde juridische kennis wat betreft contractkeuze en het opstellen daarvan, kun je het beste een jurist van BERGA juridische diensten inschakelen die je van A tot Z helpt in kaart te brengen welke soorten contracten voor jouw onderneming en met je wederpartij het beste gesloten kunnen worden. Daarbij begeleiden we je persoonlijk en helpen we je met een passende contractuele inhoud.
Een paar contractuele tips
1. Weet en noteer wie de partijen zijn bij het contract;
2. Bedenk welke inhoud je in het contract wilt opnemen;
3. Bepaald de contractstermijn, de duur van de overeenkomst;
4. Wat is de opzegtermijn van de overeenkomst en onder welke voorwaarden mag een contract worden opgezegd?
5. Onder welke omstandigheden en voorwaarden mag een overeenkomst worden ontbonden (opzeggen zonder opzegtermijn) door een of beide partijen en welke juridische gevolgen of sancties moet dit hebben voor de partij die zich op deze ontbinding beroept?
6. Welke betalingscondities dienen gehanteerd te worden en op welke wijze dient betaling plaats te vinden en wat te doen als er niet tijdig wordt betaald?
7. Zijn er algemene voorwaarden van toepassing? Zo ja wiens voorwaarden worden exclusief op de overeenkomst van toepassing verklaard? Heb jij je wederpartij duidelijk op de van toepassing zijnde algemene voorwaarden gewezen?
8. Onder welke omstandigheden mag een partij zich bijvoorbeeld op overmacht beroepen, of wanneer sluit een partij aansprakelijkheid en is deze gemaximeerd tot een bepaald bedrag?
9. Welk soort contract moet opgesteld worden? Voor sommige contracten gelden wettelijke bepalingen waarvan niet ten nadele van een bepaalde partij mag worden afgeweken, zoals van een consument in het geval sprake is van bijvoorbeeld een consumentenkoop;
10. Laat je contracten opstellen door een jurist van BERGA juridische diensten. Zij hebben hiervoor de expertise in huis en het scheelt jou hiermee veel extra kopzorgen, omdat zij je van A tot Z helpen en samen met jou in kaart brengen aan welke contracten behoefte is en hoe deze van een passende juridische inhoud kunnen worden voorzien.
Contracten opstellen, hoe dan en waarom?
Juridische zaken, zoals het opstellen van contracten en leveringsvoorwaarden, zijn niet de eerste dingen waar je aan denkt bij het starten van een bedrijf. Maar dit is wel noodzakelijk. Het gaat overigens lang niet altijd om de meest ingewikkelde overeenkomsten, maar de afspraken tussen beide partijen en eventuele zakelijke risico’s moeten wel goed worden vastgelegd. Dit voorkomt latere problemen en juridisch gesteggel. Waarop je hierbij nog meer moet letten, lees je hieronder verder.
Contracten opstellen: waarom belangrijk?
Zoals hiervoor al uiteengezet, zijn mondelinge afspraken ook bindend in het Nederlandse recht. Je hoeft in principe niets op papier te zetten als je tot een overeenkomst bent gekomen en dit telefonisch aan elkaar hebt bevestigd.
Het wordt alleen lastig dat je samen met je wederpartij een overeenkomst hebt gesloten als dit mondeling overeengekomen bent en deze jullie afspraken toch niet of niet geheel nakomt. Het komt dan aan op de bewijskracht en het aantonen van je contract, zodat eenieder kan zien dat deze ook daadwerkelijk bestaat.
In het doemscenario staan jij en jouw voormalige klant (of opdrachtgever, leverancier etc.) op den duur tegenover elkaar voor de rechter, waarbij het overduidelijk is dat de andere partij liegt, maar jij alsnog met lege handen achterblijft. Alleen al om deze reden is het verstandig om eventuele gemaakte afspraken met potentiële zakelijke relaties altijd op papier vast te leggen.
Én …in tweevoud op te maken én… te ondertekenen, want zonder handtekening is een contract nog steeds niet rechtsgeldig. Let ook op vermelding van de datum.
Welke contracten heb je nodig?
Als startende ondernemer heb je in eerste instantie meestal nog geen ordners vol contracten in de kast staan. Personeel (en de daarbij horende arbeidscontracten) zijn bij veel starters bijvoorbeeld nog niet aan de orde. Maar hoe groter jouw bedrijf wordt – wellicht koop je over een paar jaar wel een bedrijfspand – des te meer contracten je uiteindelijk nodig zult hebben.
Toch is het noodzakelijk om je hier nu al een beetje in te verdiepen, al is het alleen maar om kleinschalige contracten te laten maken, zodat je een eventuele overeenkomst met een klant schriftelijk kunt vastleggen. Hieronder lichten we enkele veel voorkomende en gebruikte contracten en voorwaarden verder toe.
Enkele voorbeelden van contracten & voorwaarden:
Het samenwerkingscontract
Als je met een zakenpartner gaat samenwerken, moet je als starter een betrouwbare samenwerkingsovereenkomst laten opstellen. Zo’n rechtsvorm is bijvoorbeeld een maatschap, vennootschap of coöperatie. Leg hierin de onderling gemaakte afspraken goed vast. Daarbij moet je onder meer denken aan de winstverdeling, minimale inbreng van kapitaal en hoe de samenwerking kan worden beëindigd. Doe je dit niet, kun je in het ergste geval door een wanprestatie van de partner zelf ook financieel het schip ingaan. Denk aan je algemene voorwaarden. Deze dien je als integraal onderdeel in je contract van toepassing te laten verklaren.
Koop- en verkoopcontract
Als je producten of diensten in- en verkoopt, sluit je met de leverancier of afnemer van deze diensten en/of producten een contract af. Hierin leg je de afspraken over de specifieke leveringen of afnamen vast. Denk hierbij aan de prijs per geleverde dienst of afgenomen stuk, de bezorging en de leveringsvoorwaarden.
Vergeet ook niet dat, als je in- en verkoopt, jij altijd aan de verplichtingen naar je leveranciers moet voldoen. Als klanten wat de betaling betreft in gebreke blijven, is dat jouw ondernemersrisico. Daar heeft de leverancier dus geen boodschap aan. Het is dan ook verstandig om jouw betalingstermijn net iets korter te maken dan die van jouw leverancier(s). Als er geen calamiteiten plaatsvinden, zou je op deze manier altijd over voldoende cashflow moeten kunnen beschikken.
Freelanceovereenkomst
De overeenkomst tussen freelancers of ZZP’ers en hun opdrachtgevers is het contract dat je als startende ondernemer in veel sectoren het vaakst zal gebruiken. Dit contract kun je in principe opstellen zoals je zelf wilt, want er is geen vast stramien voor. Voor het opstellen van een contract voor ZZP’ers gelden wél enkele voorwaarden. (Als je het hebt over het gebruik maken van een opdrachtnemer en er is geen sprake van een fysieke levering van diensten, dan spreek je in juridische zin van een overeenkomst van opdracht.)
Zo moet je hierin opnemen welke partijen de overeenkomst aangaan (bijvoorbeeld: een fotograaf en een krant), de reden waarom de overeenkomst wordt aangegaan (de fotograaf is goed in het maken van portretten en de krant wil hem gebruiken voor een serie interviews) en tot slot de gemaakte afspraken omtrent de opdracht, Deze details moet je zo duidelijk mogelijk omschrijven in het document (de fotograaf levert één foto per week, gedurende achttien weken, de prijs per foto bedraagt honderd euro exclusief btw etc.). Doordat je alles zo specifiek vastlegt, is er achteraf geen ruimte voor misverstanden. Daarnaast stuur je bij een contract natuurlijk ook altijd jouw algemene voorwaarden mee die integraal onderdeel vormen van jouw contract. Wees alert dat je dit als zodanig in het contract zelf ook omschrijft en eraan refereert. Stuur in dat geval ook altijd je voorwaarden mee als bijlage bij het contract.
Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn de regels die jij als ondernemer wilt laten gelden op alle contracten die worden afgesloten. In deze 3-luik zijn we uitgebreid ingegaan op het hoe en waarom van algemene voorwaarden. Het document, dat bedoeld is voor de klant of opdrachtgever, bevat de zogenoemde ‘kleine lettertjes’. Oftewel: jouw voorwaarden over bijvoorbeeld de levering, betaling, aansprakelijkheid, eventuele reparaties en de garantietermijn. Deze voorwaarden maken duidelijk welke rechten en plichten zowel de leverancier (jij) als de afnemer (de klant) heeft. Het voorkomt een hoop gedoe achteraf en verkleint jouw ondernemersrisico.
Aangezien startende ondernemers vaak standaardvoorwaarden gebruiken, doe je er verstandig aan om hier eerst een jurist naar te laten kijken en deze te laten checken en op te maken. Minstens zo belangrijk is dat je de algemene voorwaarden van de andere partij goed bestudeert. Lees altijd goed door wat de eventuele gevolgen en risico’s voor jouw bedrijf zijn. Je zou niet de eerste starter zijn die zich vergist in de kleine lettertjes en de juridische consequenties hiervan moet dragen. En kijk ook goed welke voorwaarden je als partijen van toepassing wilt laten verklaren op de overeenkomst, zijn dat die van jou, van jouw wederpartij, of van jullie beiden?
Risico & valkuilen bij gebruikt van zgn. online ‘kant en klare’ contracten
Er zijn online veel kant-en-klare contracten te vinden, waar altijd wel een stukje op jouw bedrijf van toepassing kan zijn. Als je zelf een contract bij elkaar besluit te knippen en te plakken, is het zeker raadzaam om het contract te laten checken door een juridisch expert van BERGA juridische diensten. Het gebeurt nog wel eens dat precies de verkeerde delen aan elkaar worden geplakt, of dat juist bij één deel de context ontbreekt. Stel nou dat er een conflict komt over het niet goed opgestelde contract, dan zul je de juridische – en waarschijnlijk ook de financiële – consequenties (schade e.d.) ervan moeten dragen; waak daarvoor en voorkom dit!
Gebruik van een offerte
Een veelbelovend acquisitiegesprek met een potentiële klant is een eerste stap naar een contract, maar voordat het tot een samenwerking komt, is het gebruikelijk eerst een offerte op te stellen. Dit is – net als een contract – een formeel aanbod, alleen zonder de daarbij horende verplichtingen. Doorgaans verzamelt een klant meerdere offertes, waaruit hij een keuze maakt.
In zo’n offerte, een prijsopgave, staat een specifieke beschrijving van de werkzaamheden die je voor de klant gaat doen (of van de producten of diensten die je gaat leveren). Ook vermeld je hier altijd welke voorwaarden (uurtarief, planning etc.) hieraan verbonden zijn. Tot slot stuur je de algemene voorwaarden van jouw bedrijf mee. Een offerte biedt de klant nog enige onderhandelingsruimte, waar je al dan niet mee akkoord kunt gaan. Let hierbij ook op de termijn waarbinnen jouw offerte van toepassing is en binnen welke jouw wederpartij jouw offerte nog kan accepteren. Mocht je wederpartij jouw offerte namelijk accepteren, dan kun je namelijk overgaan tot het daadwerkelijk afsluiten van een contract. Dit is juridisch een belangrijk moment: wanneer een gedaan aanbod wordt geaccepteerd (juridisch: aanvaard), spreken we van een totstandkoming van een overeenkomst.
Contracten of algemene voorwaarden laten opmaken?
Last van een wanbetaler?
Andere vragen of rechtsbijstand nodig?
Wij verstrekken naast persoonlijke en online juridische adviezen, ook juridische diensten op maat, zoals het op maat maken, checken en/of wijzigen van je algemene voorwaarden, contracten of andere documenten. Onze diensten kun je ook snel en makkelijk online bestellen op www.webshop.bergajuridisch.nl
Daarnaast treden we zo nodig in onderhandeling met de wederpartij als het gaat om bijvoorbeeld contractvorming, conflictbehandeling, of staan je bij in arbeidsbemiddeling. Ook starten we zonodig een gerechtelijke procedure voor je op.
Zoek je persoonlijk en deskundig op maat advies of rechtsbijstand?
Kies dan voor de juridische diensten van BERGA en meld je zaak aan via www.bergajuridisch.nl en vul het contactformulier in. Je kunt ons ook altijd bereiken via: info@bergajuridisch.nl of bel ons: 06-36331675.
Onze rechtsgebieden
Wij verstrekken juridische diensten aan particulieren en ondernemers op gebied van:
(o.a. zaken voor de politierechter, kantonrechter, appèladvies)
(o.a. bij het indienen van bewaar en beroep, sociaal zekerheidsrecht,
WW, ZW, Participatiewet)
Bekijk onze diensten op onze website & webshop
Bekijk onze website: www.bergajurdisch.nl & webshop: www.webshop.bergajuridisch.nl
In onze webshop kunt u terecht voor het bestellen van onze telefonische en online diensten, zoals juridisch advies en het laten opmaken, checken of wijzigen van nieuwe of bestaande contracten, voorwaarden of overige documenten.
We zijn u graag van dienst!