Voor veel MKB-ondernemers voelt het opstellen van algemene voorwaarden als een formaliteit. Een noodzakelijk kwaad dat u snel afvinkt door een template van het internet te downloaden, uw bedrijfsnaam in te vullen en het document als PDF op uw website te plaatsen. Probleem opgelost, toch? Helaas niet.
Uw algemene voorwaarden zijn geen formaliteit, het is het meest gebruikte contract binnen uw onderneming en uw belangrijkste juridische schild tegen dagelijkse risico’s. Vertrouwen op een standaard template is een van de gevaarlijkste keuzes die u kunt maken. De juridische geldigheid van uw ‘kleine lettertjes’ hangt namelijk niet af van wat erin staat, maar van hoe u ze gebruikt. Twee fatale, veelgemaakte fouten maken de meeste gedownloade voorwaarden in de praktijk volkomen waardeloos.
Fout 1: De verkeerde ‘terhandstelling’ (uw voorwaarden zijn niet geldig)
Dit is de meest gemaakte en meest kostbare fout. U kunt de meest perfecte algemene voorwaarden hebben, maar als u niet kunt bewijzen dat uw klant de mogelijkheid heeft gehad om deze in te zien vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst, zijn ze juridisch niet van toepassing. Dit proces wordt de ‘terhandstelling’ genoemd. Het simpelweg vermelden op uw factuur of website dat uw voorwaarden van toepassing zijn, is absoluut onvoldoende.
De wet stelt strenge eisen aan een correcte terhandstelling. De hoofdregel is dat u de voorwaarden fysiek moet overhandigen. In de digitale praktijk betekent dit dat u ze als PDF moet meesturen met de offerte. De klant moet de kans krijgen de voorwaarden op te slaan en later te kunnen raadplegen. Een hyperlink in de offerte naar de voorwaarden op uw website is alleen toegestaan als fysiek meesturen redelijkerwijs niet mogelijk is, of in een webshop-omgeving waarbij de klant de voorwaarden actief moet aanvinken voordat de aankoop wordt voltooid.
Kunt u bij een conflict niet aantonen dat u aan deze plicht heeft voldaan? Dan kan uw klant de algemene voorwaarden ‘vernietigen’. Dit betekent dat de rechter zal oordelen alsof de voorwaarden nooit hebben bestaan. Al uw zorgvuldig opgestelde beschermingsclausules verdwijnen daarmee direct van tafel.
Fout 2: onredelijke bepalingen (de ‘zwarte en grijze lijst’)
Een tweede gevaar van standaard templates is dat ze vaak bepalingen bevatten die juridisch niet door de beugel kunnen, met name als u zaken doet met consumenten. De wet beschermt consumenten (en in toenemende mate ook kleine ondernemers) tegen ‘onredelijk bezwarende’ bedingen. Deze zijn vastgelegd in de zogehete zwarte en grijze lijst.
- De zwarte lijst
Bepalingen op deze lijst zijn per definitie onredelijk en dus altijd ongeldig (‘vernietigbaar’). Een voorbeeld is een clausule die u het recht geeft om de prijs binnen drie maanden te verhogen, zonder dat de klant de overeenkomst mag ontbinden. - De grijze lijst
Bepalingen op deze lijst worden ‘vermoed’ onredelijk te zijn. Als een klant hier bezwaar tegen maakt, moet u als ondernemer bewijzen dat de clausule in uw specifieke geval wél redelijk is. Dit is in de praktijk vaak een zeer lastige opgave. Een voorbeeld is het uitsluiten of beperken van uw aansprakelijkheid voor schade.
Een rechter kan een onredelijke bepaling uit uw voorwaarden schrappen, waardoor u op dat specifieke punt onbeschermd bent. Maatwerk is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat uw voorwaarden de juiste balans vinden tussen maximale bescherming voor u en juridische redelijkheid voor uw klant.
De onmisbare clausules voor iedere MKB-ondernemer
Goede algemene voorwaarden zijn meer dan een verzameling regels, ze zijn een proactief instrument om risico’s te beheren. Drie clausules zijn hierin absoluut onmisbaar voor de meeste MKB-bedrijven:
- Aansprakelijkheidsbeperking
Wellicht de belangrijkste clausule. Hiermee beperkt u uw financiële aansprakelijkheid als er onverhoopt iets misgaat. Vaak wordt de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag of het bedrag dat uw bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering uitkeert. - Eigendomsvoorbehoud
Levert u fysieke producten? Met deze clausule blijft u juridisch eigenaar van de geleverde goederen totdat de factuur volledig is betaald. Mocht uw klant failliet gaan, dan kunt u uw spullen terughalen uit de failliete boedel. - Betalingsvoorwaarden
Hierin legt u de betalingstermijn vast en de gevolgen van wanbetaling, zoals het in rekening brengen van wettelijke (handels)rente en incassokosten.
Maatwerk is de enige veilige keuze
Uw algemene voorwaarden zijn de basis van elke transactie en vormen de frontlinie van uw juridische bescherming. Vertrouwen op een willekeurig template van het internet is als het bouwen van een huis op drijfzand. Het lijkt te staan, totdat er een storm opsteekt en de fundering (de terhandstelling) en de muren (de clausules) waardeloos blijken te zijn.
De investering in op maat gemaakte algemene voorwaarden, opgesteld door een jurist die uw branche en uw bedrijfsprocessen begrijpt, is een van de meest rendabele investeringen in de veiligheid en continuïteit van uw onderneming.
Zorg voor een fundament dat uw bedrijf écht beschermt. Neem contact op en laat uw algemene voorwaarden opstellen of controleren door BERGA Juridische Diensten en doe met een gerust hart zaken.