Er komt een moment dat u als ondernemer afscheid moet nemen van een werknemer. De redenen kunnen uiteenlopen. Een reorganisatie, een verschil van inzicht of omdat iemand niet meer functioneert binnen het team. Een ontslagprocedure via de kantonrechter is vaak een langdurig, kostbaar en onzeker traject. Gelukkig is er een efficiëntere route, ontslag met wederzijds goedvinden.
Dit regelt u met een vaststellingsovereenkomst (VSO). Dit document is de sleutel tot een snelle en respectvolle beëindiging van het dienstverband, maar alleen als het juridisch waterdicht is. Een kleine fout kan grote financiële gevolgen hebben.
Wat is een Vaststellingsovereenkomst (VSO)?
Een vaststellingsovereenkomst is een contract waarin werkgever en werknemer samen de voorwaarden afspreken waaronder de arbeidsovereenkomst eindigt. Het is in feite een formele vastlegging van de beëindiging.
Voor u als werkgever biedt een VSO de volgende voordelen:
- Snelheid: U vermijdt een langdurige procedure bij het UWV of de rechtbank.
- Zekerheid: De voorwaarden staan vast, waardoor er geen onzekerheid is over de uitkomst.
- Kostenbeheersing: U weet precies wat het ontslag u kost en voorkomt onverwachte proceskosten.
- Discretie: De afspraken blijven tussen u en de werknemer.
7 punten voor een waterdichte VSO
Een effectieve vaststellingsovereenkomst staat of valt met de details. Let scherp op de volgende zeven onderdelen om ervoor te zorgen dat alles correct is vastgelegd en u geen risico’s loopt.
- De Beëindigingsdatum en de opzegtermijn
De einddatum van het contract is essentieel. Hierbij moet u rekening houden met de geldende opzegtermijn. Wordt deze termijn niet gerespecteerd? Dan kan de WW-uitkering van de werknemer in gevaar komen, wat kan leiden tot een schadeclaim aan uw adres. Zorg dus dat de einddatum aansluit op de juiste opzegtermijn. - Het initiatief voor de beëindiging
In de overeenkomst moet duidelijk staan dat het initiatief voor de beëindiging bij u als werkgever ligt. Dit is een harde voorwaarde van het UWV voor het toekennen van een WW-uitkering aan de werknemer.
- De ontslagvergoeding wat is redelijk?
Hoewel een ontslagvergoeding niet altijd wettelijk verplicht is bij een VSO, is het in de praktijk de norm. De wettelijke transitievergoeding dient hierbij vaak als ondergrens. Afhankelijk van de situatie wordt er onderhandeld over de definitieve hoogte. Een redelijk aanbod versnelt het proces aanzienlijk. - Vrijstelling van werkzaamheden
Het is gebruikelijk om een werknemer vrij te stellen van werk tot aan de beëindigingsdatum, met behoud van loon. Dit zorgt voor rust en voorkomt ongemakkelijke situaties op de werkvloer. Leg dit expliciet vast. - De wettelijke bedenktijd
Een werknemer heeft na het tekenen van de VSO altijd een wettelijke bedenktijd van veertien dagen. Binnen deze periode kan hij of zij zonder opgaaf van redenen schriftelijk terugkomen op de overeenkomst. U bent verplicht deze termijn in de VSO te vermelden. - Finale kwijting (de belangrijkste clausule)
Misschien wel het belangrijkste onderdeel van de VSO. Met de finale kwijting spreken u en de werknemer af dat u na het uitvoeren van de afspraken niets meer van elkaar te vorderen heeft. Dit voorkomt dat er later nog claims kunnen worden ingediend over bijvoorbeeld overuren of andere zaken. - Vergoeding voor juridische kosten
Het is verstandig en gebruikelijk om de werknemer een budget aan te bieden voor juridische controle van de VSO. Dit toont goed werkgeverschap en verhoogt de kans op een snelle en probleemloze ondertekening. Bovendien zorgt een door een jurist gecontroleerde overeenkomst voor meer zekerheid voor u als werkgever.
Veelgemaakte fouten die impactvol kunnen zijn
- Mondelinge toezeggingen: Vertrouw nooit op mondelinge afspraken. Leg alles, maar dan ook alles, schriftelijk vast in de VSO.
- Een VSO bij ziekte: Het beëindigen van een contract met een zieke werknemer is complex en kent grote risico’s. Een standaard VSO is hier absoluut ongeschikt.
- Druk uitoefenen: De werknemer moet in alle vrijheid kunnen beslissen. Druk uitoefenen kan de overeenkomst ongeldig maken.
Zekerheid voor alles met advies van BERGA
Een vaststellingsovereenkomst is een krachtig instrument, maar de inzet ervan vereist juridische precisie. De financiële en juridische belangen zijn te groot om te vertrouwen op een standaard template van het internet.
Bij BERGA Juridische Diensten stellen we dagelijks vaststellingsovereenkomsten op voor MKB-ondernemers. We zorgen voor een document dat uw bedrijfsbelangen beschermt, de relatie met uw werknemer netjes afsluit en toekomstige problemen voorkomt.
Neem contact op voor het opstellen of controleren van een vaststellingsovereenkomst. Een verstandige investering die u zekerheid biedt en kostbare procedures bespaart.